L'azienda

L'Istituto Certificazione Qualità nasce come società di controllo e di ispezione e in pochi anni si afferma come uno dei più importanti Istituti di Certificazione di prodotti attualmente sul mercato. Dotato di uno staff altamente qualificato e di un'expertise consolidata negli anni, attraverso prove interlaboratorio e il continuo aggiornamento delle proprie competenze, ICQ appartiene ad un network di relazioni internazionali con laboratori presenti in varie aree del mondo (Hong Kong, Cina, Stati Uniti, Germania, Turchia, India, Korea, Taiwan, Singapore ect). Competenza specifica, tecnologie d'avanguardia e un'equipe di tecnici e collaboratori altamente motivati, permettono a ICQ di attestare la conformità di numerose categorie di prodotti alle relative norme nazionali, europee e internazionali. La sicurezza dei prodotti è, infatti, un requisito indispensabile e un dovere primario che come aziende, produttori, importatori, enti pubblici o privati abbiamo nei confronti di tutti i consumatori

Problema

Il problema espresso dal cliente consiste nella necessità di creare dei files PDF a partire da un singolo blocco di documenti, contenente un insieme di fascicoli ciascuno contraddistinto sulla copertina da un codice a barre o da un ID stampato in corrispondenza di alcune parole chiave. L'ideale sarebbe inserire l'intero blocco di documenti nello scanner (anche 3-400 fogli per volta) e fare in modo che il software generi a partire da queste immagini una serire di fascicoli in PDF aventi per nome il valore del barcode letto di volta in volta sulla copertina di ciascuno. La scansione dovrà avvenire a colori, in modo da preservare sul file PDF in uscita le immagini a colori. Inoltre, al fine di contenere lo spazio fisico su HD e consentirne l'invio via e-mail, i files dovranno essere sufficientemente compressi.

Soluzione

Il software utilizzato è stato Recogniform Workgroup Reader, che consente la lettura ottica di moduli fronte/retro di qualunque tipo, con acquisizione diretta da scanner automatici, elaborazione batch non presidiata, validazione interattiva anche da postazioni multiple in caso di elevati picchi di lavoro, ed output dei dati da analizzare sul database aziendale. Attraverso un utilizzo combinato dei nostri motori nostri motori OCR e BCR, Recogniform Reader è in grado di identificare correttamente il codice a barre e il numero di protocollo del documento, ovunque si trovino sulla pagina. Tramite la tecnologia free-form, che consente di leggere campi su modulistica non strutturata, Recogniform Reader riesce ad identificare la posizione del codice ricercato a partire da un insieme di regole tra cui, ad esempio, la vicinanza ad alcune parole "chiave" (es. "rapporto n°" oppure ""Codice rapporto", etc). Una volta identificato il codice del documento, il documento elaborato potrà costituire la prima pagina di un nuovo file PDF o potrà essere accodata ad un file PDF esistente. Il procedimento che ne consegue risulta pressochè completamente automatico e non necessita di alcun intervento da parte dell'operatore, se non per inserire i documenti nell'ADF dello scanner. Al termine della scansione il software si accorgerà che l'ADF è vuoto ed invierà automaticamente i documenti al server di riconoscimento. Una volta terminata la fase di riconoscimento (meno di due secondi a modulo) i dati saranno passati ad una stazione di output che provvederà, sempre in modalità automatica e non presidiata, a rilasciare i files PDF correttamente elaborati.

Vantaggi

Il vantaggio è stato duplice, riduzione delle risorse umane necessarie a trasformare in formato elettronico elaborabile i dati presenti sui moduli, insieme ad una maggiore tempestività di raccolta delle informazioni, con conseguente riduzione dei tempi di invio al cliente della documentazione. Non solo taglio dei costi quindi, ma anche tutti i vantaggi derivanti dal miglioramento dell'immagine aziendale trasmessa al cliente. L'archiviazione ottica e non più fisica delle immagini, inoltre, consente anche un notevole risparmio di spazio in merito alla conservazione dei moduli, oltre a consentirne un tempo di ricerca pressochè istantaneo qualora ne sia necessario il reperimento.