Come recuperare dati automaticamente da ddt o fatture passive
La lettura ottica è un valido strumento per estrarre automaticamente i dati contenuti in fatture o DDT (Documenti Di Trasporto).
In base alla configurazione del sistema di lettura ottica utilizzato, si possono catturare automaticamente:
dati testata (fornitore, data, numero)
dati di dettaglio (griglia con prodotti, quantità, costo unitario, totale riga)
dati di piede (imponibili, imposte, totale)
I dati estratti sono quindi utilizzabili per:
Indicizzare automaticamente fatture e DDT, quindi come chiavi di classificazione per il sistema documentale;
alimentare automaticamente la prima nota del sistema contabile;
riconciliare fatturazione e magazzino.
La fattura è un tipico documento con layout variabile in quanto i dati risultano posizionati differentemente a seconda del fornitore che ha emesso il documento.
L'eterogeneità dei documenti da elaborare può essere gestita mediante due approcci logici:
Approccio strutturato
Approccio free-form
Il primo approccio è utilizzabile laddove il numero di fornitori non è elevato, o qualora vi siano pochi fornitori che rappresentano da soli una gran parte del volume di documenti da elaborare: in questo caso può essere conveniente realizzare un'applicazione di lettura specifica per ciascun layout noto di fattura. L'applicazione specifica (il c.d. "template") sarà poi abbinato automaticamente al documento da elaborare, mediante complessi algoritmi di identificazione basati sul layout grafico (Form identification).
Il secondo approccio è invece utilizzabile laddove il numero di fornitori è elevato, e non vi è una "massa critica" rilevante: in questo caso l'applicazione di lettura contiene un insieme di regole ed istruzioni generiche, trsaversali, in grado di elaborare documenti dal layout sconosciuto seguendo delle regole note a priori.
Nel primo caso (approccio strutturato) si può utilizzare Recogniform Reader, con i moduli di OCR e di Form Identification.
Nel secondo caso (approccio NON strutturato) si può utilizzare Recogniform Invoices, la soluzione pronta all'uso in grado di estrarre dati da qualsiasi fattura o DDT senza necessità di preparare template ad-hoc e con possibilità di auto-apprendimento, per diventare sempre più performante con l'uso.
